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Gesbac Environnement
Gestion informatique de la collecte des déchets

Gestion informatique de la collecte des déchets

Module Facturation
  • Redevance spéciale
  • Redevance incitative
  • TEOM incitative
  • Apports en déchetterie

Le module logiciel de gestion de la facturation permet aux établissements publics d’exploiter pleinement les données présentes dans les autres modules de GESBAC pour la mise en place et la gestion opérationnelle d’un dispositif de facturation de diverses prestations :

  • Gestion de la redevance générale (REOM, ROM)
  • Gestion de la redevance spéciale (RS)
  • Gestion de la redevance incitative (REOMI, ROMI, RI)
  • Gestion de la TEOM incitative (TEOMI, TOMI, TIEOM, TIOM)
  • Facturation des apports en déchetterie
  • Facturation des enlèvements d’encombrants
  • Vente de composteurs
  • Etc.

Il existe une grande diversité dans l’approche de chaque collectivité. GESBAC propose un noyau central de facturation déjà opérationnel qui est ensuite complété et adapté aux spécificités de chaque collectivité.

Le module de facturation de GESBAC est mis en place et opérationnel dans plus d’une trentaine de collectivités territoriales clientes de Gesbac Environnement. Ces utilisations du module concernent la redevance spéciale pour le traitement des déchets non-ménagers des entreprises et des administrations, la tarification incitative (en redevance incitative ou en TEOM incitative), la facturation des apports en déchèterie des professionnels ou des particuliers, ainsi que d’autres types de prestations telles que la vente de composteurs ou l’enlèvement des encombrants.

Différents paramètres peuvent être pris en compte, par exemple :

  • Distinction entre l’abonnement au service, la part fixe et la part variable.
  • Volume de bacs en place avec prise en compte au prorata temporis des modifications de dotation.
  • Les levées, les dépôts en colonne, les apports en déchetterie, les sacs consommés.
  • Consultez-nous pour une liste détaillée des paramètres déjà implémentés dans GESBAC.

Lors du démarrage d’un nouveau projet, notre offre comprend l’écriture des spécifications de développement afin de s’assurer que le module sera conforme aux besoins spécifiques de la collectivité.

Le module facturation se trouve au cœur de l’application GESBAC partageant ainsi toutes les données des autres modules déjà activés ou qui seront activés dans l’avenir.

Nous vous invitons à contacter les collectivités utilisatrices du module facturation pour évaluer la satisfaction des utilisateurs de GESBAC.

Dans les rubriques qui suivent nous illustrons quelques fonctionnalités spécifiques au module de facturation. Pour une liste détaillée des principales fonctionnalités, vous pouvez nous consulter.

La fiche producteur

L’ensemble des données concernant un producteur de déchets (un usager) se trouvent facilement dans une seule fenêtre (voir l’exemple ci-dessous) qui comprend quatre zones principales allant de haut en bas :

  • Les données sur le lieu de production de déchets.
  • Les éléments principaux entrant dans le calcul du montant de la redevance.
  • Le redevable responsable pour le règlement des factures (par défaut la même adresse que l’usager).
  • Les onglets proposant l’historique des factures, les relevés de situation, l’historique des interventions, les détails de chaque récipient, les secteurs et fréquences de collecte, les précisions complémentaires, les contacts (propriétaire, syndic, gardien), le journal des échanges avec l’usager, le suivi terrain...

Les boutons sur la fiche usager permettent de mettre à jour les données ou de consulter les différents journaux :

  • Mettre à jour la signalétique du producteur (prénom, téléphone, nombre d’habitants, surface…)
  • Modifier le calcul de la redevance (méthode, nombre de semaines, fréquences de collecte…)
  • Enregistrer le départ de l’usager (fin d’utilisation du service de collecte)
  • Mettre à jour le redevable
  • Imprimer la fiche producteur
  • Imprimer les étiquettes adresse à coller sur les bacs
  • Consulter l’historique des levées et l’historique des apports en colonne
  • Consulter l’historique des apports en déchetterie
  • Gérer les cartes et les clés intelligentes de l’usager
  • Enregistrer un ordre de service (modification de dotation, réparation, enlèvement encombrants…)
  • Imprimer une lettre type (publipostage)
  • Imprimer une convention
  • Faire une simulation

Par exemple, un clic sur le bouton Redevable permet de mettre à jour la fiche du débiteur en conformité avec le protocole PES du Trésor Public.

Le logiciel permet la gestion des mandats de prélèvement automatique.

Prise en compte des modifications en cours d’une période facturée

Les paramètres, tels que le volume de bacs en place, le nombre d’habitants, la fréquence de collecte, le nombre de semaines d’activité, le volume hebdomadaire exonéré, le tarif, etc., pris en compte dans le calcul du montant de la part fixe de la redevance d’un producteur peuvent changer en cours d’année. La gestion des relevés de situation permet de prendre en compte automatiquement ces modifications lors de la facturation avec une correction prorata temporis offrant ainsi une grande flexibilité de gestion.

Par exemple lors du calcul de la part fixe selon le volume de bacs en place d’un commerce qui n’utilise l’ensemble de sa dotation que pendant les fêtes de fin d’année, l’utilisateur peut décider de prendre en compte seulement une partie de sa dotation.

Dans le cadre d’une redevance calculée selon le volume de bacs en place, certains emplacements peuvent avoir une fluctuation importante dans la production de déchets chaque année à cause d’une activité saisonnière. Par exemple un camping qui n’est ouvert que l’été ou un hôtel avec une saison d’hiver et une saison d’été. Dans ce cas, l’opérateur peut saisir une série de relevés de situation :

  • 1er janvier au 31 mars, un bac 360 litres collecté en C1
  • 1er avril au 15 septembre, un bac 360 litres et deux bacs 660 litres collectés en C3
  • 16 septembre au 31 décembre, un bac 360 litres collecté en C1

Grille tarifaire

La grille tarifaire est spécifique à chaque collectivité. Le logiciel garde en mémoire l’historique des tarifs suite à la succession des délibérations des élus. Dans l’exemple ci-dessous, le tarif dépend du type de producteur (ménage ou non ménager), le territoire, le flux de collecte et le volume du bac.

Facturation

L’utilisateur peut facturer les redevables individuellement (par exemple un professionnel qui vient de cesser son activité) ou en bloc. Les factures peuvent être établies soit pour chaque emplacement, soit pour chaque redevable (par exemple une mairie avec plusieurs sites). Lors de la génération en bloc des factures préparatoires (brouillard), des filtres peuvent être appliquées sur :

  • La prestation à facturer (redevance, déchetterie, composteurs…).
  • La période à facturer (dans le cas de la redevance incitative, distinction entre les périodes pour les parts fixe et variable).
  • La commune, l’activité, la méthode de calcul, la situation du producteur (ancien et/ou actif) et le type du producteur.

Le module de facturation permet l’édition des documents avec une mise en page individualisée. Si le nombre de redevables est nombreux, les factures peuvent être transmises vers une entreprise de routage au format demandé. Différentes rubriques peuvent être activées dans la mise en page des factures, par exemple :

  • Distinction entre le lieu de production de déchets, les coordonnées du redevable et l’adresse de facturation.
  • Logos, mentions légales, voies de recours, coordonnées du service, délai de paiement...
  • Détails du calcul et références aux délibérations des élus.
  • TIPI (paiement en ligne), TIP ou coupon de paiement.
  • Annexes de façon à justifier les montants facturés (historique des levées, des dépôts en colonne, des apports en déchetterie, des sacs fournis, des modifications de dotation…).

Vous trouverez des exemples de factures en nous consultant afin d’illustrer la diversité des mises en page possible.

Les factures et les prélèvements automatiques peuvent être transmis vers le Trésor Public et vers votre logiciel comptable dans différents formats standards (ROLMRE HELIOS, INDIGO, PES v2, ORMC, SEDIT FILIEN, CIRIL, CORIOLIS, CIVITAS, VISA, MAX MAGNUS) ou dans des formats spécifiques. L’envoi des factures peut être dématérialisé.

Si votre protocole d’exportation des factures ou d’importation des règlements n’est pas encore implémenté dans GESBAC, notre offre comprend son implémentation.

Lors de la mise en recouvrement des factures (émission des factures), des filtres peuvent être appliqués comme illustré dans la fenêtre ci-dessous, par exemple si la collectivité doit transmettre le fichier de recouvrement à différents Trésors Publics selon la commune ou la prestation. Les factures préparatoires deviennent soit émises recouvrables soit émises non-recouvrables selon un montant minimal à recouvrir.

Le fichier de recouvrement peut être accompagné du bordereau correspondant au format pdf.

Gestion des encaissements

Le module permet de gérer les encaissements notamment dans le cadre d’une régie de recettes. Chaque redevable a un compte afin de suivre ses débits et crédits.

La gestion des encaissements propose de nombreuses fonctionnalités :

  • Lors de l’émission des factures : distinction entre les redevables publiques mis en recouvrement directement et les redevables privés.
  • Gestion des relances.
  • Mise en recouvrement des mauvais payeurs.
  • Mouvements sur le compte caisse comprenant les montants perçus (espèces, chèques et cartes bancaires) et les versements au Trésor Public.
  • Journal de recettes perçues comprenant les encaissements, les montants mis en recouvrement et les montants prélevés.
  • Gestion des versements au Trésor Public avec l’édition du bulletin de versement.
  • La génération du fichier de prélèvements au format de la Banque de France.

Déménagement et emménagement des usagers

La succession des usagers qui occupent le même emplacement est gardée en mémoire. Ainsi le logiciel facture automatiquement l’ancien usager et l’usager actuel d’un local selon les périodes respectives d’utilisation du service de collecte avec correction au prorata temporis.

Lors de l’enregistrement d’un nouvel arrivant, l’utilisateur du logiciel est invité à mettre à jour l’ancienne fiche usager (motif de déménagement, adresse de destination de la facture de clôture, date de dernière collecte) et à renseigner la fiche du nouvel arrivant avec notamment la date de première collecte.